Jako účetní nosíte v hlavě spoustu vědomostí a hlavně spoustu termínů, úkolů a činností. Abyste si hlavu aspoň trochu uvolnili, přepisujete je do diáře, kalendáře, na papírky na monitoru a do dalších nástrojů. A pak hlídáte, jestli jste něco nezapomněli přepsat.
Naučte se pracovat s jedinou aplikací, která vám nahradí diář i kalendář a pomůže vám automatizovat účetní procesy. Jak na to? Nebojte se zaúkolovat. Nejen kolegy, ale i sami sebe!
1. Používejte úkolníček pro účetní místo běžných obchodních úkolníčků
Existuje spousta skvělých úkolníčků. V rámci ČR je určitě jedním z nejlepších Freelo, který má své funkce opravdu vyladěné a cenově je dobře dostupný. Jenže účetní nepracuje s projekty, nýbrž s firmami, kterým zpracovává účetnictví. Proto je dobré najít úkolníček sestavený přímo pro účetní, kde se vše nerozděluje na projekty, ale na firmy.
V úkolníčku pro účetní můžete vyhodnocovat rentabilitu svých klientů i svých kolegů a zároveň víte, že se úkoly mezi jednotlivými firmami nikdy nepromíchají.
2. Používejte šablony úkolů
DPH, mzdy, uzávěrka. Tyhle činnosti děláte stále dokola a vždy ve stejných krocích. Proč je tedy pokaždé vymýšlet a zadávat znovu? Stačí si je jednou připravit jako šablonu a pak už ji jen používat u dalších firem a v dalších obdobích.
Šablona navíc hlídá postup za vás. Když má úkol rozepsané jednotlivé kroky, nic nevynecháte. Ani v pátek odpoledne, ani když za vás práci převezme kolegyně.
3. Mějte přehled o stejných úkolech u všech firem
Blíží se 25. a vy potřebujete vědět jediné: u kterých firem je DPH hotové a u kterých ne. Proklikávat se jednou firmou po druhé v účetním programu nebo listovat diářem zabere čas a stačí jedna přehlédnutá firma.
Mnohem jednodušší je vidět jeden úkol u všech klientů vedle sebe. Jediným pohledem poznáte, kde je hotovo, kde se pracuje a kde ještě chybí doklady.
4. Zadávejte si ke každé firmě vše, i malé úkony
„To si zapamatuju.“ Kolikrát jste si to řekli? Klient zavolá, že změnil bankovní účet. Je potřeba dohledat jednu fakturu. Nahlásit změnu sídla. Drobnosti, které zaberou pár minut, a právě proto se nejsnáz zapomenou.
Zadávejte si je jako úkoly ke konkrétní firmě. Hlava zůstane volná, nic se neztratí a kdykoliv se můžete podívat, co se u klienta dělo. A když budete na dovolené, kolegyně uvidí všechno, co je potřeba dotáhnout.
5. Nastavte si pravidelné opakující se úkoly
Příkaz k úhradě, zpracování banky, mzdy, DPH, kontrolní hlášení. Velká část práce účetní se opakuje každý měsíc nebo čtvrtletí. Přepisovat ji do diáře znovu a znovu je ztráta času a riziko, že jednou něco zapomenete.
Pravidelný úkol si nastavíte jednou a dál už se o něj nemusíte starat. Vždy se objeví včas, u správné firmy a se všemi kroky, které k němu patří. Vy se pak můžete soustředit na samotnou práci.
6. Nezapomínejte na termíny
Zákonné termíny jsou neprominutelné. Zmeškané přiznání nebo kontrolní hlášení znamená pokutu pro klienta a ztrátu důvěry pro vás. Zákonný termín by ale neměl být váš cíl. Je to poslední možná hranice.
Nastavte si proto u úkolů vlastní termíny s rezervou. Pro sebe, pro kolegy i pro klienty. Když kolegyně ví, že má mít mzdy hotové o pár dní dřív, zbyde čas na kontrolu. Když klient ví, do kdy má dodat doklady, nemusíte ho na poslední chvíli honit.
7. Trackujte čas u úkolů a vyhodnocujte
Víte, kolik času vám zabere DPH u vašeho největšího klienta? A mzdy u firmy s deseti zaměstnanci? Většina účetních to jen odhaduje a odhady bývají vždy nižší než realita. Zapomínáme na telefonáty, dohledávání dokladů a opravy.
Když měříte čas přímo u úkolů, máte každou minutu přiřazenou ke konkrétní firmě a činnosti. Pak už stačí jednou za čas data vyhodnotit: co trvá déle, než by mělo, který klient vám bere nejvíc času a kde se dá práce zrychlit nebo automatizovat.
8. Jak z úkolů zjistit rentabilitu
Čas, který jste naměřili u úkolů, vám řekne ještě jednu důležitou věc: jestli na klientovi vůbec vyděláváte. I na rychle a dobře odvedené práci můžete přicházet o peníze, pokud klient platí paušál, který neodpovídá skutečné práci.
Stačí propojit tři informace: kolik času vám klient zabere, jaké máte náklady na lidi a další položky a kolik nakonec fakturujete. Najednou vidíte, kteří klienti jsou ziskoví, kteří jsou na nule a u kterých je čas si promluvit o nové ceně.
Závěr
Diář, kalendář, papírky na monitoru i tabulka v Excelu můžou jít do šuplíku. Místo pěti nástrojů vám stačí jeden, který za vás pohlídá termíny, ukáže stav u všech firem a řekne vám, kde vyděláváte. Hlava se uvolní pro to podstatné: pro samotnou účetní práci a pro klienty.
Takže: nebojte se zaúkolovat! Ani sami sebe.
