Podmínky poskytování služby Clerkis

(dále jen „Podmínky")

společnosti Clerkis s.r.o., IČO: 23879513 se sídlem Plzeňská 3352/156, Smíchov, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 433744, zastoupená Ing. Kristinou Benc, jednatelkou (dále jen „Poskytovatel" nebo „my").

Abyste mohli Clerkis využívat, musíte nejprve souhlasit s našimi Podmínkami. Souhlas s těmito Podmínkami vyjadřujete okamžikem registrace Vašeho Uživatelského účtu ke Clerkis. V tomto okamžiku se pro Vás tyto Podmínky včetně jejich příloh či jiných dokumentů na které tyto Podmínky odkazují (jako např. Zpracovatelská smlouva), stávají závazné a je mezi námi a Vámi uzavřena smlouva která se řídí těmito Podmínkami, včetně jejich příloh či jiných dokumentů.

Kontakty

• Telefon: +420 606 704 909, jsme dostupní každý den v čase 9:00 – 14:00
• Email: [email protected]

Pojmy a definice

Na začátek si definujeme některé pojmy. Pokud v těchto Podmínkách najdete některý z uvedených pojmů s velkým počátečním písmenem, má takový pojem následující význam:

(Poskytovatel a Uživatel dále společně „Smluvní strany" a jednotlivě „Smluvní strana")

1. Úvodní ustanovení

1.1 Předmět Smlouvy

Poskytovatel umožňuje Uživateli za podmínek dále uvedených užívání Clerkis a Uživatel se zavazuje za užívání Clerkis hradit Poskytovateli Předplatné podle pravidel stanovených dále v těchto Podmínkách a ve výši stanovené Ceníkem.

1.2 Prohlášení Uživatele

Uživatel prohlašuje a zavazuje se, že:

a) je plně způsobilý k právním úkonům, b) je osobou starší 16 let, c) bude Clerkis využívat pouze jako podnikatel, tedy v rámci své podnikatelské činnosti či samostatného výkonu povolání, nebo jménem či na účet podnikatele; d) veškeré údaje, které poskytne Poskytovateli v rámci Clerkis jsou pravdivé, úplné, přesné a správné, e) bude užívat Clerkis pouze k dalším účelům, ke kterým je dle Poskytovatele určena a že nebude používat Clerkis v rozporu dobrými mravy, veřejným pořádkem, platnými právními předpisy a těmito Podmínkami, f) se před započetím užívání Clerkis důkladně seznámil s těmito Podmínkami a že s nimi bezvýhradně souhlasí.

1.3 Užívání Clerkis

Uživatel je na základě uzavření Smlouvy s Poskytovatelem dle těchto podmínek oprávněn:

a) užívat Clerkis v souladu s jeho účelovým určením a dle pravidel stanovených těmito Podmínkami; b) přistupovat ke Clerkis a využívat Clerkis pouze prostřednictvím svého Uživatelského účtu a pouze prostřednictvím Uživatelského rozhraní k tomu určenému Poskytovatelem;

1.4 Informace pro Spotřebitele

Clerkis, či jiné služby poskytované Poskytovatelem nejsou určeny Spotřebitelům.

2. Duševní vlastnictví

2.1 Clerkis jako duševní vlastnictví

Clerkis je výhradním duševním vlastnictvím Poskytovatele.

2.2 Práva k užívání Clerkis

Poskytovatel v žádném případě neuděluje Uživateli jakoukoli licenci, podlicenci či jiné užívací právo dle Autorského zákona, ke Clerkis nebo jeho jakýmkoliv částem. Uživatel je oprávněn užívat Clerkis běžným způsobem, avšak není oprávněn Clerkis nebo jeho část jakkoli rozmnožovat, rozšiřovat, pronajímat, půjčovat, vystavovat či Clerkis jakkoliv jinak užívat ve smyslu ustanovení § 12 Autorského zákona.

2.3 Porušení práv duševního vlastnictví Uživatelem

V případě, že Uživatel poruší povinnosti stanovené v tomto článku 2 Podmínek, má Poskytovatel právo odstoupit od Smlouvy a požadovat po Uživateli náhradu veškeré škody vzniklé v důsledku takového porušení, a to i včetně nemajetkové újmy.

3. Uživatelský účet

3.1 Uživatelský účet

Abyste mohli užívat Clerkis, musíte si nejprve vytvořit svůj Uživatelský účet. Uživatelský účet si můžete vytvořit buď (i) pro vlastní potřebu (např. fyzická osoba podnikající pro sebe), nebo (ii) přímo či nepřímo jménem organizace, obchodní společnosti nebo jiné právnické osoby za kterou jednáte (např. pokud konkrétní účetní vytváří Uživatelský účet pro svoji účetní kancelář, společnost Účetní kancelář s.r.o.), nebo (iii) přímo či nepřímo jménem fyzické osoby podnikající (např. zaměstnanec fyzické osoby podnikající). Pokud jednáte jménem právnické osoby, prohlašujete a zaručujete, že máte oprávnění zavázat tuto právnickou osobu Smlouvou a zaregistrovat se jménem této Právnické osoby. Pokud jste si vytvořili Uživatelský účet jménem právnické osoby, za kterou jednáte, vemte prosím na vědomí, že pokud pojmeme podezření, že Uživatelský účet byl vytvořený bez vědomí anebo proti vůli této právnické osoby, můžeme sdílet e-mailovou adresu pro kterou byl Uživatelský účet vytvořen a údaje o vytvořeném Uživatelském účtu s touto právnickou osobou a že kontrola nad tímto Uživatelským účtem může být převzata touto právnickou osobou.

3.2 Vytvoření Uživatelského účtu

Pro vytvoření Uživatelského účtu musíte nejprve kliknout na tlačítko „Vyzkoušet zdarma" nebo na tlačítko obdobné textace na našem Webu nebo navštívit internetovou adresu app.clerkis.cz/login. Následně musíte v příslušném poli vyplnit svoji e-mailovou adresu a kliknout na tlačítko „Pokračovat" nebo na tlačítko obdobné textace. Poté Vám přijde do Vaší e-mailové schránky e-mail s unikátním přihlašovacím odkazem a unikátním kódem pro případ, že by Vám unikátní odkaz zjakéhokoliv důvodu nefungoval. Otevřením unikátního přihlašovacího odkazu kliknutím na tlačítko „Přihlásit se" nebo na tlačítko obdobné textace nebo popřípadě, pokud Vám odkaz nebude fungovat tak zadáním unikátního kódu budete přesměrováni na poslední krok vytvoření účtu, ve kterém kliknutím na tlačítko "Pokračovat" nebo na tlačítko obdobné textace, dochází ke zřízení Vašeho Uživatelského účtu. Tento poslední krok poznáte rovněž tak, že u daného tlačítka bude uvedeno poučení o tom, že kliknutím na něj vyjadřujete souhlas s těmito Podmínkami. Tímto okamžikem pak tedy kromě vyjádření souhlasu s těmito Podmínkami dochází k uzavření Smlouvy mezi námi a Vámi a tyto Podmínky se pro Vás tak stávají závaznými.

3.3 Zřízení Uživatelského účtu přijetím pozvánky Člena týmu nebo Klienta

V případě, že Vám byla zaslána pozvánka, abyste se stali Členem týmu nebo Klientem a nemáte v okamžiku přijetí pozvánky k e-mailové adrese, na který Vám byla pozvánka zaslána, zřízen Uživatelský účet, bude Vám k této e-mailové adrese Uživatelský účet zřízen. V takovém případě Vám přijde do Vaší e-mailové schránky e-mail s unikátním přihlašovacím odkazem a unikátním kódem pro případ, že by Vám unikátní odkaz z jakéhokoliv důvodu nefungoval. Otevřením unikátního přihlašovacího odkazu kliknutím na tlačítko „Přijmout pozvánku a vytvořit účet" či zadáním unikátního kódu dochází ke zřízení Vašeho Uživatelského účtu. Tímto okamžikem rovněž dochází k uzavření Smlouvy mezi námi a Vámi a tyto Podmínky se tak pro Vás stávají závaznými.

3.4 Přihlašování do Uživatelského účtu

Do svého Uživatelského účtu se můžete přihlásit buď stejným způsobem, jako při vytváření Uživatelského účtu, tedy prostřednictvím zadání e-mailové, kdy Vám následně přijde do Vaší e-mailové schránky e-mail s unikátním přihlašovacím odkazem a unikátním kódem pro případ, že by Vám unikátní odkaz z jakéhokoliv důvodu nefungoval a/nebo přes přístupový klíč (Passkey). Tyto způsoby přihlášení nabízíme za účelem poskytnutí nejvyšší úrovně zabezpečení a zabránění zneužití přístupových údajů, ke kterému často dochází v případě běžného přihlašování pomocí jména a hesla. Jakékoliv pokusy o přihlášení do Uživatelského účtu jiným způsobem jsou zakázány.

3.5 Správnost, úplnost údajů a aktualizace

Uživatel se tímto zavazuje uvádět ve svém Uživatelském účtu správné a úplné údaje o své osobě. Uživatel je rovněž povinen tyto údaje v případě jejich změny bez zbytečného odkladu aktualizovat (např. sídlo), nejpozději však do 8 dnů od okamžiku, kdy k takové změně došlo.

3.6 Oznámení o zneužití údajů

Uživatel je povinen bezodkladně oznámit Poskytovateli jakékoliv zneužití nebo i jen pokus o zneužití jeho údajů či přístupu do jeho Uživatelského účtu.

4. Uživatelská oprávnění

4.1 Typy uživatelských oprávnění

Uživatel může mít ve vztahu k různým Organizacím a ve vztahu k různým Společnostem v rámci Organizací různá oprávnění, a to buď jako Člen týmu nebo jako Klient. K fungování Organizací a Společností se dočtete více v článku 5 těchto Podmínek.

4.2 Členové týmu

V případě, že si Uživatel vytvoří Organizaci, stává se jediným Členem týmu této Organizace a stává se jejím vlastníkem. Uživatel je oprávněn pozvat do Organizace jíž je vlastníkem další Uživatele či jiné osoby, aby se staly Členy týmu této Organizace. Členové týmu mají vždy přístup pouze k Organizaci, jíž jsou členy a mají v rámci dané Organizace oprávnění v závislosti na své roli a jejím omezení, které jim přiděluje a mění Uživatel, který je vlastník Organizace.

4.3 Role Členů týmu

Členové týmu mohou mít tři typy rolí s různým rozsahem oprávnění, kterými jsou „vlastník", „administrátor" a „člen". Popis jednotlivých rolí, rozsah jejich oprávnění a způsob jejich nastavení naleznete v naší nápovědě.

4.4 Odpovědnost za škodu

Poskytovatel neodpovídá za žádnou škodu způsobenou Uživateli Členem týmu jeho Organizace (např. v případě způsobení škody Člena týmu, kterému Uživatel v rámci organizace udělil oprávnění „vlastník" a ten následně zrušil Organizaci či odstranil ostatní Členy týmu apod.).

4.5 Klienti

Uživatel může pozvat do Organizace jíž je vlastníkem své zákazníky, partnery či jiné osoby, aby se stali Klientem ve vztahu k jedné nebo více Společností v rámci dané Organizace. Klienti mají vždy přístup pouze ke Společnostem, ke kterým jim byla zaslána pozvánka nebo udělen přístup Uživatelem, který je vlastníkem Organizace. Rozsah oprávnění Klientů naleznete v naší nápovědě.

5. Organizace a společnosti

5.1 Organizace

Uživatel je oprávněn v rámci svého Uživatelského účtu vytvořit Organizaci. Každá Organizace má svého vlastníka a může obsahovat Členy týmu s různými úrovněmi oprávnění. Každý Uživatel může být Členem týmu více Organizací. Každý Uživatel může vytvořit a vlastnit více Organizací.

5.2 Společnost

Uživatel je oprávněn v rámci své Organizace vytvářet jednotlivé Společnosti, k nimž může zvát Klienty. Ke každé Společnosti mohou mít přístup různí Členové týmu a různí Klienti. Každý Klient může mít přístup k více Společnostem.

6. Předplatné

6.1 Úplatnost Clerkis

Clerkis je poskytováno za úplatu, a to ve formě Předplatného. Předplatné se hradí dle Fakturačního období, které si Uživatel zvolí, tedy buď na měsíc nebo na rok. Předplatné se hradí předem, a to k prvnímu dni Fakturačního období, na který je Clerkis v rámci zvoleného Předplatného poskytováno.

6.2 Úplatnost Clerkis při založení Organizace

Uživatel je povinen hradit Předplatné vždy až v okamžiku kdy si vytvoří Organizaci. Za každou jednu Organizaci platí její vlastník, který ji vytvořil, jedno Předplatné.

6.3 Výše Předplatného

Výše Předplatného je stanovená Ceníkem a závisí na tom, kolik má daná Organizace Členů týmu a Klientů. Pokud není uvedeno jinak, tak veškeré ceny v Ceníku jsou uvedeny bez DPH, které je k uvedené ceně účtováno v zákonné výši, výše účtovaného DPH se tak může měnit v závislosti na změnách legislativy.

6.4 Změna Ceníku

Ceník může být Poskytovatelem jednostranně změněn. Plánovaná změna Ceníku bude oznámena Uživatelům, kterých se dotýká, nejméně 14 dnů před účinností těchto změn, a to formou oznámení v Clerkis nebo e-mailem. V případě, že dojde k účinnosti změny výše Předplatného dle Ceníku v průběhu trvání Fakturačního období aktivního Předplatného Uživatele, je Uživatel povinen hradit Předplatné v nové výši vždy až na další Fakturační období.

6.5 Zkušební doba po vytvoření Organizace

V okamžiku, kdy Uživatel vytvoří Organizaci, začíná mu běžet čtrnáctidenní zkušební doba, po kterou může bezplatně Organizaci využívat. V průběhu trvání zkušební doby je Uživatel povinen v nastavení Organizace v sekci „Předplatné" nahrát údaje o své platné platební kartě, své fakturační údaje a zvolit Předplatné (roční nebo měsíční) na základě kterého chce po uplynutí bezplatné zkušební doby začít Organizaci využívat. Pokud toto neučiní před uplynutím zkušební doby, dojde k dočasnému pozastavení fungování Organizace, a to až do okamžiku, než Uživatel tyto údaje doplní a než si zvolí druh Předplatného.

6.6 Zkušební doba po doplnění platebních a fakturačních údajů

Poté, co Uživatel v nastavení Organizace v sekci „Předplatné" nahraje údaje o své platné platební kartě, své fakturační údaje a zvolí druh Předplatného, začíná mu běžet další čtrnáctidenní bezplatné zkušební období. Během tohoto období je Uživatel oprávněn Předplatné zrušit, přičemž v takovém případě bude mít možnost využívat Organizaci do uplynutí zbývající části čtrnáctidenního bezplatného období. V případě, že Uživatel v průběhu tohoto čtrnáctidenního bezplatného období Předplatné nezruší, bude mu na konci období strženo z jeho platební karty a tímto okamžikem začíná běžet první Fakturační období.

6.7 Obnova Předplatného

Pokud nedojde ke zrušení nebo změně Předplatného ze strany Uživatele před koncem Fakturačního období, bude na konci každého Fakturačního období dané Předplatné za stejných podmínek automaticky obnoveno.

6.8 Změna Předplatného

Pokud před koncem Fakturačního období dojde ze strany Uživatele ke změně druhu Předplatného (z měsíčního na roční nebo naopak), bude na konci Fakturačního období dosavadní Předplatné ukončeno a bude zahájeno nové Předplatné, dle Uživatelem zvoleného druhu.

6.9 Splatnost obnoveného Předplatného

Pokud dojde k obnově Předplatného v souladu s odstavcem 6.7. těchto Podmínek, bude Uživateli k prvnímu dni každého Fakturačního období Předplatné strženo z platební karty, jež Uživatel uvedl při aktivaci daného Předplatného, případně z té platební karty, kterou aktuálně uvádí v rámci dané Organizace ve svém Uživatelském účtu.

6.10 Splatnost změněného Předplatného

Pokud před koncem Fakturačního období dojde ze strany Uživatele ke změně druhu Předplatného (z měsíčního na roční nebo naopak) v souladu s odstavcem 6.8. těchto Podmínek, bude na konci Fakturačního období dosavadní Předplatné ukončeno a k prvnímu dni nového Fakturačního období bude nové změněné Předplatné z platební karty, jež Uživatel uvedl při aktivaci původního Předplatného, případně z té platební karty, kterou aktuálně uvádí v rámci dané Organizace ve svém Uživatelském účtu.

6.11 Právo Poskytovatele na automatickou úhradu Předplatného

Po automatické obnově či změně druhu Předplatného má Poskytovatel právo na úhradu Předplatného, a to prostřednictvím stržení částky odpovídající zvolenému druhu Předplatného z platební karty, jež Uživatel uvedl při aktivaci původního Předplatného, případně z té platební karty, kterou aktuálně uvádí v rámci dané Organizace ve svém Uživatelském účtu.

6.12 Způsob úhrady Předplatného

Úhrada Předplatného je prozatím možná pouze platební kartou, jiné způsoby úhrady prozatím neposkytujeme.

6.13 Platební údaje a informace

Uživatel je povinen při zakoupení Předplatného povinen uvést přesné, platné a úplné informace k vyúčtování a informace o platné platební kartě. V případě, že dojde ke změně jakýchkoli takových informací, je Uživatel povinen aktualizovat tyto informace v rámci dané Organizace ve svém Uživatelském účtu.

6.14 Okamžik úhrady Odměny a poskytování Služeb

Odměna se považuje za uhrazenou po připsání peněžních prostředků v dohodnuté výši na bankovní účet Poskytovatele. Poskytovatel není povinen zprovoznit fungování dané Organizace před okamžikem úhrady celé části Předplatného, které se vztahuje k dané Organizaci.

6.15 Prodlení Uživatele a dočasná blokace Organizace

Pro případ prodlení se zaplacením Předplatného, nebo jakékoliv jeho části, tedy zejména, pokud z jakéhokoliv důvodu neproběhne automatické stržení platby při obnovení či změně Předplatného, je Poskytovatel oprávněn odepřít Uživateli právo užívat danou Organizaci, ke které se Předplatné vztahuje a opět jej obnovit až po uhrazení dlužného Předplatného a zvolení nového či opravě stávajícího způsobu úhrady (platební karty) Předplatného. Poskytovatel upozorňuje, že nenese žádnou odpovědnost za jakoukoliv škodu či jinou újmu způsobenou Uživateli v důsledku omezení či úplného zrušení přístupu k Organizaci v důsledku prodlení se zaplacením Předplatného, nebo jakékoliv jeho části.

6.16 Přehled plateb a daňových dokladů

Pro případ, že Poskytovatel bude povinen vystavit daňový doklad, bude Poskytovatelem vystaven v elektronické podobě ve formátu PDF, ke kterému bude mít Uživatel přístup ve svém Uživatelském účtu v rámci dané Organizace. Přehled plateb je Uživateli rovněž k dispozici v jeho Uživatelském účtu v rámci dané Organizace.

6.17 Užívání Clerkis bez Organizace

Pro vyloučení veškerých pochybností uvádíme, že pokud Uživatel nevytvoří a nevlastní žádnou Organizaci, není povinen platit Předplatné. Pokud tedy užíváte Clerkis pouze jako Člen týmu Organizace jiného Uživatele nebo jako Klient jiného Uživatele, nic neplatíte.

7. Práva a povinnosti Uživatele

7.1 Závazek Uživatele týkající se užívání Clerkis

Uživatel se zavazuje, že:

a) neuskuteční žádné takové jednání, které by bylo schopno narušit nebo poškodit Clerkis či Poskytovatele a ohrozit nebo znemožnit řádné fungování Clerkis; b) pro přístup k Clerkis se ani nepokusí ani nebude využívat jiné rozhraní než rozhraní poskytnuté za tím účelem Poskytovatelem;

7.2 Porušení těchto Podmínek Uživatelem

Není porušením Podmínek, pokud nejsou služby ze strany Poskytovatele řádně poskytovány či pokud Clerkis řádně nefunguje z důvodu, že Uživatel porušil některé ustanovení těchto Podmínek. V případě, že Uživatel poruší jakoukoliv povinnost dle těchto Podmínek, je Poskytovatel oprávněn i bez předchozího oznámení okamžitě zastavit poskytování služeb Uživateli, odepřít přístup ke Clerkis a odstoupit od Smlouvy. Uživatel je v takovém případě dále povinen uhradit Poskytovateli veškerou škodu vzniklou v souvislosti s takovým porušením, a to včetně nemajetkové újmy.

7.3 Technické vybavení Uživatele

Uživatel je povinen si zajistit odpovídající technické vybavení, které mu bude umožňovat využívat Clerkis podle těchto Podmínek. Uživatel je povinen prověřit, zda jeho technické vybavení odpovídá technickým požadavkům Clerkis před započetím užívání Clerkis. Popis odpovídajícího technického vybavení naleznete v nápovědě.

8. Práva a povinnosti Poskytovatele

8.1 Nutná údržba

Není porušením těchto Podmínek, pokud Clerkis není možné užívat z části či zcela v důsledku nutné údržby.

8.2 Oznámení nutné údržby

Uživatel je povinen strpět krátkodobou odstávku Clerkis spočívající v omezení nebo úplném zastavení jejího provozu, přičemž na plánovanou nutnou údržbu bude Uživatel zpravidla upozorněn prostřednictvím oznámení v Clerkis a/nebo e-mailem alespoň 12 hodin před jejím uskutečněním. V takovém oznámení Poskytovatel zpravidla uvede o jaký druh údržby se bude jednat, její účel a předpokládaný čas zahájení a ukončení prací.

8.3 Změny Clerkis

Poskytovatel je oprávněn kdykoliv, a to i bez předchozího upozornění, provádět změny (aktualizace) obsahu, vzhledu, funkcí či jiných vlastností Clerkis. Toto probíhá automaticky a tyto Podmínky se vztahují i na aktualizovanou verzi Clerkis. Uživatel není oprávněn změny odmítnout, neboť Clerkis je poskytováno „tak jak je" („as is"). Poskytovatel je oprávněn omezit či úplně přerušit provoz Clerkis na dobu nezbytně nutnou k provedení změn (aktualizací). Poskytovatel o aktualizacích zpravidla informuje Uživatele stejným způsobem jako v případě nutné údržby dle předchozího odstavce.

8.4 Postup v případě poruch vzniklých nezávisle na vůli Poskytovatele

Poskytovatel si vyhrazuje právo v případech poruch technické povahy, či v případě jiných poruch nebo obdobných událostí omezujících či ohrožujících fungování Clerkis vzniklých nezávisle na vůli Poskytovatele či vzniklých na straně Uživatele dočasně Uživateli přerušit či omezit přístup ke Clerkis, o čemž bude informovat Uživatele bez zbytečného odkladu buď e-mailem nebo prostřednictvím Clerkis. Zejména se jedná o plošné výpadky sítě internet, serverové poruchy, napadení viry, kybernetické útoky nebo jiné okolnosti, které mohou ohrozit fungování Clerkis, bezpečnost Uživatelů a jejich dat, nebo které potřebují součinnost třetích stran pro jejich nápravu.

8.5 Užívání označení Uživatele v referencích

Uživatel souhlasí, že Poskytovatel může využívat jakékoli značky, loga a obchodní názvy, aby mohl Uživatele označit jako své uživatele/zákazníky vedle jakýchkoli marketingových materiálů i na internetových stránkách a/nebo v rámci služeb Poskytovatele. Za tímto účelem Uživatel uděluje Poskytovateli nevýhradní, celosvětovou licenci k užití takových značek, log, či obchodních názvů, a to na dobu trvání Smlouvy mezi Uživatelem a Poskytovatelem. Uživatel může svůj souhlas odvolat a od udělené licence odstoupit zasláním e-mailu na adresu [email protected].

9. Omezení fungování Clerkis a odpovědnosti Poskytovatele

9.1 Výpadky Clerkis

Poskytovatel nenese odpovědnost za výpadky provozu Clerkis. Poskytovatel však vyvine takové úsilí, jež je po něm možné rozumně požadovat, aby v co nejkratším možném čase zajistil znovuzprovoznění Clerkis.

9.2 Vyloučení odpovědnosti za škodu vzniklou v důsledku nutné údržby či aktualizace

Uživatel bere na vědomí a souhlasí, že Poskytovatel neručí za případně vzniklé finanční ztráty Uživatele způsobené pozastavením Clerkis z důvodu aktualizace nebo nutné údržby.

9.3 Odpovědnost za omezení fungování Clerkis z důvodů na straně Uživatele

Poskytovatel není odpovědný za omezení fungování Clerkis v důsledku či v souvislosti s důvody na straně Uživatele. Poskytovatel rovněž není odpovědný ani pokud dojde k omezení fungování Clerkis z důvodu, že Uživatel neuhradil včas Předplatné nebo jinak porušil povinnosti dle těchto Podmínek.

9.4 Odpovědnost za poskytnutou informaci nebo radu

Součástí Clerkis mohou být i různé vzorové dokumenty a případně i notifikace na různé právní změny, lhůty pro přiznání daňových přiznání a podobně. Veškeré tyto informace a podklady jsou pouze informativní a nemusí být vždy nutně aktuální, Poskytovatel proto nenese žádnou odpovědnost za situace, kdy se v Clerkis dostupný vzor či informace ukážou jako zastaralé, nesprávné či neúplné, nebo pokud některému Uživateli nebude zobrazena notifikace s lhůtou či jinou informací.

9.5 Omezení či znemožnění užívání Clerkis v důsledku poruch vzniklých nezávisle na vůli Poskytovatele

Poskytovatel nenese odpovědnost za omezení či znemožnění užívání Clerkis v případech poruch technické povahy, či v případě jiných poruch nebo obdobných událostí omezujících či ohrožujících fungování Clerkis vzniklých nezávisle na vůli Poskytovatele či vzniklých na straně Uživatele. Zejména se jedná o plošné výpadky sítě internet, serverové poruchy, napadení viry, kybernetické útoky nebo jiné okolnosti, které mohou ohrozit fungování Clerkis, bezpečnost Uživatelů a jejich dat, nebo které potřebují součinnost třetích stran pro jejich nápravu.

9.6 Odkazy na weby nebo služby třetích stran

Clerkis může obsahovat odkazy na internetové stránky třetích stran nebo služby, které Poskytovatel nevlastní nebo nekontroluje. Poskytovatel nemá žádnou kontrolu nad obsahem, pravidly ochrany soukromí nebo praktikami jakýchkoli internetových stránek či služeb třetích stran. Poskytovatel není odpovědný, přímo či nepřímo, za jakoukoli škodu či ztrátu způsobenou či údajně způsobenou využitím či prostřednictvím jakéhokoli takového obsahu, zboží či služeb, které jsou dostupné na takových internetových stránkách či v takových službách či jejich prostřednictvím, či způsobené či údajně způsobené důvěrou v ně.

9.7 Limitace odpovědnosti za škodu

V případě, že měl být dle platných právních předpisů Poskytovatel povinen nahradit Uživateli jakoukoli škodu vzniklou v souvislosti s provozováním Clerkis či poskytováním jiných služeb, dohodly se Smluvní strany, že povinnost náhrady škody ze strany Poskytovatele je limitována výší odměny (Předplatného) za plnění Poskytovatele v souvislosti s kterým Uživateli vznikla škoda.

9.8 Vyšší moc

Poskytovatel neodpovídá za porušení povinností podle těchto Podmínek, pokud mu ve splnění povinností dočasně nebo trvale zabránila jakákoliv jiná mimořádná, neodvratitelná, nepředvídatelná a nepřekonatelná překážka vzniklá nezávisle na vůli Poskytovatele.

10. Podpora

10.1 Poskytování podpory

Poskytovatel negarantuje Uživatelům poskytování technické podpory. Uživatel však může kontaktovat technickou podporu Poskytovatele e-mailem na adrese [email protected] či telefonicky na čísle +420 606 704 909. Poskytovatel se pokusí požadavek Uživatele co nejrychleji vypořádat. Pokud technickou podporu kontaktujete v pracovní dny mezi 9:00 – 14:00, tak je větší šance, že Váš požadavek bude vypořádán rychleji.

11. Trvání a možnosti ukončení Smlouvy

11.1 Trvání Smlouvy

Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.

11.2 Výpověď

Obě Smluvní strany mají právo jednostranně vypovědět Smlouvu bez udání důvodu, a to zasláním písemné výpovědi druhé Smluvní straně, přičemž Smlouva se v takovém případě považuje za ukončenou k poslednímu dni předplaceného Fakturačního období, ve kterém byla výpověď doručena druhé Smluvní straně nebo ke dni doručení, pokud Uživatel nemá v okamžiku doručení výpovědi žádné aktivní Předplatné.

11.3 Další možnosti ukončení

Uživatel je dále oprávněn Smlouvu dále ukončit i tak, že ve svém Uživatelském účtu deaktivuje všechna stávající Předplatná a zruší svůj Uživatelský účet, přičemž Smlouva se následně považuje za ukončenou k poslednímu dni předplaceného Fakturačního období, ve kterém došlo k deaktivaci Předplatného, které má skončit nejpozději (tedy např. v případě, kdy Uživatel má aktivní jedno Předplatné do 1.4.2027 a druhé Předplatné do 1.5.2027 a obě deaktivuje a zruší svůj Uživatelský účet, považuje se Smlouva za ukončenou ke dni 1.5.2027).

11.4 Deaktivace Předplatného bez ukončení Smlouvy

Pokud Uživatel deaktivuje stávající Předplatné ale nezruší svůj Uživatelský účet, dojde k poslednímu dni předplaceného Fakturačního období, ve kterém došlo k deaktivaci Předplatného, pouze k omezení fungování a zamezení přístupu do Organizace ke které se Předplatné vztahuje. Uživatel však v takovém případě může nadále svůj Uživatelský účet využívat pro přístup do Organizací, ke kterým se deaktivované Předplatné nevztahuje (buď do jiných Organizací, které si Uživatel vytvořil a nadále v nich má aktivní Předplatné nebo do Organizací, do kterých byl pozván jiným Uživatelem) anebo pro přístup do Společností jiného Uživatele, do kterých byl pozván jako Klient. Smlouva v takovém případě nadále trvá, dokud Uživatel nedeaktivuje všechna svá Předplatná a zároveň nezruší svůj Uživatelský účet.

11.5 Fikce ukončení

Smlouva se dále rovněž považuje za ukončenou po uplynutí 2 let od okamžiku posledního přihlášení do Uživatelského účtu po skončení Fakturačního období posledního deaktivovaného Předplatného. Po uplynutí doby dle předchozí věty je Poskytovatel oprávněn deaktivovat a zrušit Uživatelský účet Uživatele.

11.6 Ztráta způsobilosti k poskytování služeb

Uživatel souhlasí s tím, že pro případ, kdy Poskytovatel bez své viny (např. změnou právních předpisů) ztratí způsobilost k poskytování služeb (provozu Clerkis), se Smlouva považuje za ukončenou okamžikem ztráty způsobilosti k poskytování služeb, a takové ukončení není považováno za porušení těchto Podmínek (např. ukončení v den účinnosti právního předpisu, na základě kterého Poskytovatel nesmí nadále provozovat Clerkis).

11.7 Podstatné porušení Podmínek

Poskytovatel má právo omezit či úplně přerušit Uživatelův přístup ke Clerkis, zablokovat jeho Uživatelský účet a okamžitě odstoupit od Smlouvy, jakmile zjistí podstatné porušení těchto Podmínek. Za podstatné porušení Podmínek se považuje zejména:

a) takové jednání Uživatele, které je schopno jakkoli ohrozit či omezit řádný provoz Clerkis; b) takové jednání Uživatele, které je v rozporu s ustanoveními článku 2 a 6 těchto Podmínek; c) takové jednání Uživatele, které je způsobilé poškodit, nebo již dokonce poškodilo jakýmkoli způsobem Poskytovatele či Clerkis, spočívající zejména v jakémkoli zneužívání, blokování, modifikování a kybernetickém napadání Clerkis či jiném obdobném jednání; d) pokud se Uživatel byť jen pokusil získat přístup do Uživatelského účtu jiného Uživatele nebo jakákoliv data z Uživatelského účtu jiného Uživatele bez jeho předchozího souhlasu;

Odstoupení ze strany Poskytovatele je účinné okamžikem jeho doručení Uživateli, přičemž se Smluvní strany dohodly, že odstoupení může být Uživateli doručeno jak písemně na jeho fakturační adresu, tak e-mailem či prostřednictvím jeho Uživatelského účtu v Clerkis.

11.8 Již zaplacené Předplatné a ukončení Smlouvy

V případě ukončení Smlouvy podle odstavce 11.6 těchto Podmínek má Uživatel právo na vrácení poměrné části již zaplaceného Předplatného. V případě ukončení Smlouvy jakýmkoliv jiným způsobem nemá Uživatel právo na vrácení poměrné části již zaplaceného Předplatného.

12. Ochrana osobních údajů

12.1 Poskytovatel zpracovatelem osobních údajů

Ve vztahu k osobním údajům, které nahráváte do Clerkis vystupujeme v pozici zpracovatele osobních údajů a Vy v pozici správce osobních údajů. Z tohoto důvodu, abychom splnili všechny povinnosti dle GDPR, dochází mezi námi a Vámi při uzavření Smlouvy rovněž k uzavření Zpracovatelské smlouvy která tvoří přílohou č. 1 a nedílnou součást těchto Podmínek.

12.2 Poskytovatel správcem Osobních údajů

Jak pracujeme s Vašimi osobními údaji vůči kterým vystupujeme v pozici správce osobních údajů, naleznete v našich Zásadách zpracování osobních údajů.

13. Závěrečná ustanovení

13.1 Právní řád

Veškeré právní vztahy vzniklé na základě či v souvislosti se Smlouvou, jakož i veškeré další právní vztahy vzniklé mezi Smluvními stranami v souvislosti s poskytováním a užíváním Clerkis se řídí právním řádem České republiky (s vyloučením zpětného odkazu) zejména pak Občanským zákoníkem.

13.2 Smluvní jazyk

Smluvní strany si sjednávají, že smluvním jazykem, pro účely právních vztahu vzniklých na základě těchto Podmínek či v souvislosti s nimi, je český jazyk.

13.3 Smlouva a Podmínky

V konkrétních případech si ohledně předmětu těchto Podmínek v rámci samostatné smlouvy mezi sebou můžeme sjednat ustanovení odchylná od těchto Podmínek, přičemž v takovém případě mají taková odchylná ustanovení přednost před ustanovením těchto Podmínek.

13.4 Smírná cesta řešení sporu, soudní příslušnost

Veškeré spory vzniklé souvislosti se Smlouvou se Smluvní strany zavazují řešit přednostně vzájemnou dohodou. Nepodaří-li se spor vyřešit smírnou cestou, budou veškeré takové spory řešeny věcně příslušným soudem České republiky. Místní příslušnost bude určena podle sídla Poskytovatele.

13.5 Trvání ustanovení i po ukončení Smlouvy

Práva a povinnosti zůstávají dle své povahy v platnosti a účinnosti i po ukončení Smlouvy. Jedná se zejména o ustanovení článku 2., 6., 9., 12. a odstavců 8.5. a 11.8. těchto Podmínek.

13.6 Salvátorská klauzule

V případě, že bude jakékoli ustanovení těchto Podmínek neplatné či nevynutitelné, nemá taková neplatnost či nevynutitelnost vliv na platnost a vynutitelnost dalších ustanovení Podmínek, pokud lze toto ustanovení oddělit od Podmínek jako celku. V takovém případě se Smluvní strany zavazují nahradit takové ustanovení novým ustanovením, které bude obsahově a účelově odpovídat danému neplatnému nebo nevynutitelnému ustanovení.

13.7 Změny Podmínek

Tyto Podmínky včetně jejich příloh mohou být ze strany Poskytovatele jednostranně písemně změněny nebo zrušeny.

13.8 Přílohy

Nedílnou součástí těchto Podmínek jsou následující přílohy:

1. Příloha č. 1 – Zpracovatelská smlouva

13.9 Prohlášení právního nástupnictví

Smluvní strany prohlašují a souhlasí, že práva a povinnosti, které pro ně vyplývají z těchto Podmínek, pro případ zániku nebo jakýchkoliv jiných právních skutečností s následkem přechodu práv a povinností přecházejí na jejich právní nástupce.

13.10 Platnost a účinnost

Tyto Podmínky nabývají platnosti a účinnosti dnem od 31.3.2026.

Smlouva o zpracování osobních údajů

Příloha č. 1 Podmínek poskytování služby Clerkis

(dále jen „Zpracovatelská smlouva")

společnosti Clerkis s.r.o., IČO: 23879513 se sídlem Plzeňská 3352/156, Smíchov, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 433744, zastoupená Ing. Kristinou Benc, jednatelkou (dále jen „Poskytovatel", „Zpracovatel" nebo „my")

uzavřená v souladu s ustanovením článku 28 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR").

Fyzickým, nebo právnickým osobám, kterým byl zřízen Uživatelský účet ke Clerkis a se kterým Poskytovatel uzavírá zřízením Uživatelského účtu Smlouvu (dále jen „Uživatel", „Správce" nebo „Vy") poskytuje Poskytovatel v rámci Clerkis datový prostor pro účely správy obsahu, klientů, úkolů, bezpečnou archivaci dat, účetních dokladů, trackování času, analytiku, reporting a podobně. Součástí dat Uživatele mohou být též osobní údaje fyzických osob, zpravidla jeho zaměstnanců či zákazníků.

Ve vztahu k osobním údajům, které Uživatel uloží na servery Poskytovatele, vystupuje Poskytovatel jako Zpracovatel osobních údajů ve smyslu článku 4 odst. 8 GDPR a Uživatel, pro kterého jsou data zpracovávána (ukládána na servery), vystupuje na pozici Správce ve smyslu článku 4 odst. 7 GDPR.

Za účelem naplnění čl. 28 GDPR Správce a Zpracovatel (dále společně též jako „Smluvní strany" nebo jednotlivě jako „Smluvní strana") uzavírají okamžikem vytvoření Uživatelského účtu Uživatele spolu se Smlouvou i tuto Zpracovatelskou smlouvu. Vytvořením Uživatelského účtu dle článku 3. Podmínek Uživatel dále potvrzuje, že se se Zpracovatelskou smlouvou seznámil, že s jejím obsahem souhlasí a že je pro něj právně závazná.

Další informace ohledně zpracování osobních údajů, vůči kterým vystupuje Poskytovatel v pozici správce osobních údajů, jsou uvedeny v našich Zásadách zpracování osobních údajů.

V případě zájmu Uživatele může být tato Smlouva uzavřena jejím podpisem obou Smluvních stran. Za tímto účelem nás prosím kontaktujte na e-mail: [email protected]

Pojmy a definice

Pojmy a definice uvedené v Podmínkách poskytování služby Clerkis, jejichž přílohu č. 1 tvoří tato Zpracovatelská smlouva, jsou převzaty ve stejném významu i do této Zpracovatelské smlouvy.

1. Úvodní ustanovení

1.1 Smlouva

Smluvní strany konstatují, že vytvořením Uživatelského účtu Uživatele mezi sebou uzavřely smlouvu o poskytování služby Clerkis (Smlouva) na základě které poskytuje Zpracovatel Správci služby spočívající v poskytnutí nástroje sloužícího ke správě obsahu, klientů, úkolů, bezpečnou archivaci dat, trackování času, analytiku, reporting a podobně (Clerkis).

1.2 Zpracovatelská smlouva

Vzhledem k tomu, že v rámci plnění Smlouvy dle předchozího odstavce tohoto článku bude docházet k ukládání dat na servery Zpracovatele a může docházet i k předávání osobních údajů fyzických osob poskytnutých Správci, jsou Smluvní strany povinny mezi sebou uzavřít dle čl. 28 GDPR písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, přičemž tuto povinnost plní uzavřením této Zpracovatelské smlouvy.

1.3 Doba trvání Zpracovatelské smlouvy

Tato Zpracovatelská smlouva se uzavírá na dobu trvání Smlouvy.

1.4 Okamžik uzavření a ukončení Zpracovatelské smlouvy

Zpracovatelská smlouva je uzavřena spolu se Smlouvou v okamžiku vytvoření Uživatelského účtu Uživatelem v souladu s ustanoveními článku 3. Podmínek, přičemž v tomto okamžiku nabývá platnosti a účinnosti.

1.5 Ukončení Zpracovatelské smlouvy

Každá ze Smluvních stran je oprávněna od této Zpracovatelské smlouvy odstoupit v případě podstatného porušení této Zpracovatelské smlouvy. Jiné způsoby ukončení této Zpracovatelské smlouvy nejsou pro její akcesoritu ke Smlouvě možné. Ukončit tuto Zpracovatelskou smlouvu však lze tak, že Smluvní strana ukončí Smlouvu, a to způsobem uvedeným v článku 11. Podmínek.

1.6 Účinky ukončení

Správce bere na vědomí, že ukončení této Zpracovatelské smlouvy znamená i zánik Smlouvy, pokud se Smluvní strany nedohodnou jinak. Ukončením Smlouvy je ukončena i tato Zpracovatelská smlouva. Ukončením této Zpracovatelské smlouvy však nejsou dotčeny povinnosti Zpracovatele při předávání (navrácení) Osobních údajů Správci či jejich likvidaci a dodržování důvěrnosti informací.

1.7 Území poskytování Clerkis

Clerkis je Zpracovatelem poskytováno výhradně na území Evropské unie nebo ve státě Evropského hospodářského prostoru. Jakékoli přemístění Zpracovatele, jeho činnosti nebo jejích částí do třetí země vyžaduje předchozí souhlas Správce a může k němu dojít pouze za zvláštních podmínek čl. 44 a násl. GDPR. Ve vztahu k dalším zpracovatelům Zpracovatele se uplatní čl. 4 této Zpracovatelské smlouvy.

1.8 Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Zpracovatel nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů, jelikož nespadá do podmínek stanovených článkem 37 GDPR.

2. Základní informace o zpracování osobních údajů

2.1 Předmět zpracování

Předmětem této Zpracovatelské smlouvy je zpracování osobních údajů, vůči kterým vystupuje Uživatel v pozici Správce a které předává Poskytovateli, jakožto Zpracovateli za účelem plnění Smlouvy prostřednictvím jejich nahrání do Clerkis.

2.2 Kategorie subjektu údajů

Kategorií subjektů údajů, jejichž osobní údaje jsou předmětem zpracování dle této Zpracovatelské smlouvy, jsou zákazníci, zaměstnanci a partneři Správce či jiné osoby, jejichž osobní údaje Správce nahraje do Clerkis.

2.3 Účel

Zpracovatel provádí zpracování osobních údajů dle této Zpracovatelské smlouvy výhradně za účelem poskytování Clerkis (zpracování je nezbytné pro účely splnění Smlouvy), nedohodnou-li se Smluvní strany jinak. Zpracovatel není oprávněn na základě této Zpracovatelské smlouvy zpracovávat osobní údaje za jiným účelem než stanoveným v předchozí větě.

2.4 Rozsah zpracování

V závislosti na tom, jaké osobní údaje se rozhodne Správce nahrát do Clerkis, může zpracovávat Zpracovatel na základě pokynu Správce tyto údaje zákazníků, zaměstnanců, partnerů či jiných osob jejichž osobní údaje Správce nahraje do Clerkis:

• Identifikační a kontaktní údaje: např. jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa, IČO, sídlo;
• Vybrané údaje finanční povahy: např. personální a mzdové údaje, čísla bankovních účtů, účetní doklady zahrnující osobní údaje.
• Případně další Osobní údaje pokud takové Správce z vlastního rozhodnutí nahraje do Clerkis, např. v rámci zadávání úkolu v task manageru či do poznámky k nahranému souboru.

2.5 Zvláštní kategorie osobních údajů

Správce se zavazuje, že Zpracovateli nezpřístupní žádné osobní údaje, které spadají do zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 GDPR. Zvláštní kategorie osobních údajů mohou být zpracovány pouze po výslovné předchozí dohodě se Zpracovatelem. Pro vyloučení veškerých pochybností platí, že do zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 spadají zejména takové údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby.

2.6 Doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu, po kterou jsou Smluvní strany vázány Smlouvou, ledaže dohoda Smluvních stran nebo právní předpis nestanoví dobu delší.

3. Společné povinnosti Správce a Zpracovatele

3.1 Zákonnost zpracování

Správce a Zpracovatel se zavazují dodržovat předpisy upravující ochranu Osobních údajů.

3.2 Součinnost

Správce a Zpracovatel se zavazují si být navzájem v nezbytném a přiměřeném rozsahu nápomoci při plnění povinností při zpracování Osobních údajů, které vyplývají ze vzájemně uzavřených smluv a právních předpisů, a to zejména v souvislosti s reakcemi na výkon práv subjektů údajů, s bezpečnostními incidenty a také i s vypracováním posouzení vlivu a s jednáním s dozorovými orgány. Smluvní strany se zavazují poskytnout nezbytné podklady pro vyřízení žádosti týkající se zpracování Osobních údajů podle Smlouvy. Smluvní strana tyto podklady poskytne bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 10 pracovních dnů od obdržení žádosti o poskytnutí součinnosti druhé Smluvní straně.

3.3 Incident

Smluvní strana oznámí druhé straně, že se dozvěděla o porušení zabezpečení do 48 hodin od chvíle, kdy se o porušení dozví. Porušením je třeba chápat jakýkoliv případ porušení zabezpečení Osobních údajů, které může potenciálně vést k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění Osobních údajů, které jsou zpracovány na základě Smlouvy.

4. Práva a povinnosti Zpracovatele

4.1 Závazky Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

a) zpracovávat předávané osobní údaje pouze na základě pokynů Správce. Zpracovatel se řídí pokyny Správce i v oblasti předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládá právo Evropská unie nebo členského státu Evropské unie, které se na Správce vztahuje; v takovém případě Zpracovatel Správce informuje o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu; b) neprodleně informovat Správce v případě, že podle jeho názoru určitý pokyn Správce porušuje ustanovení GDPR nebo jiné předpisy týkající se ochrany předávaných osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn posečkat s provedením pokynu, dokud nebude pokyn ze strany potvrzen nebo změněn; c) přijmout a soustavně dodržovat a kontrolovat veškerá opatření nezbytná pro zajištění ochrany předávaných osobních údajů, zejména proti neoprávněnému a nahodilému přístupu k předávaným osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jejich jinému zneužití; d) při zpracování předávaných osobních údajů dodržovat veškeré povinnosti vyplývající pro Zpracovatele z relevantních právních předpisů; e) zohlednit povahu zpracování a být Správci nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření při plnění povinnosti Správce reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů stanovených v kapitole III.; Zpracovatel se zavazuje neprodleně informovat Správce v případě, že mu byla doručena žádost o výkon práv subjektu údajů; f) být Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování informací, jež má Zpracovatel k dispozici; g) poskytnout Správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti Zpracovatele, a za tímto účelem se zavazuje umožnit Správci provedení auditů, včetně inspekcí prováděných Správcem či auditorem, kterého Správce k auditu pověří, a poskytne k těmto auditům veškerou potřebnou součinnost. Zpracovatel je povinen umožnit Správci provedení potřebného auditu, a to ve lhůtě jednoho měsíce od obdržení žádosti Správce. Zpracovatel je povinen Správci zpřístupnit veškerou potřebnou dokumentaci pro účely auditu, zejména výčet přijatých technických a organizačních opatření pro ochranu předávaných osobních údajů. h) umožnit provedení kontroly i ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů a jiných dozorových orgánů. O těchto kontrolách je povinen vyrozumět Správce nejpozději do jednoho týdne od okamžiku, kdy se o této kontrole dozví. Zpracovatel se v tomto ohledu rovněž zavazuje poskytnout Správci nezbytné informace o průběhu kontrol nebo správních řízení provedených ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů či jiných dozorových orgánů. i) v případě, že se Zpracovatel dozví o změně osobních údajů předaných mu ze strany Správce, zavazuje se tuto změnu bez zbytečného odkladu vhodným způsobem sdělit Správci; j) bez zbytečného odkladu oznámit Správci jakékoliv porušení zabezpečení osobních údajů. Součástí oznámení o porušení zabezpečení budou minimálně informace dle ustanovení článku 33 odst. 3 GDPR. k) vést evidenci veškerých porušení zabezpečení předávaných osobních údajů a opatření přijatých k nápravě a k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení zpracování. Zpracovatel se rovněž zavazuje poskytnout Správci veškerou potřebnou součinnost spojenou s šetřením porušení zabezpečení a plnění povinností Správce dle článku 33 až 34 GDPR.

4.2 Úhrada nákladů

Smluvní strany se dohodly, že Zpracovatel má vůči Správci nárok na náhradu přiměřených nákladů spojených s poskytnutím součinnosti Správci dle předchozího odstavce 4.1. této Zpracovatelské smlouvy (např. při auditu, kontrole apod.).

4.3 Obchodní tajemství

Všechny informace a dokumenty, které Zpracovatel Správci zpřístupní v souvislosti s auditem nebo inspekcí, tvoří součást obchodního tajemství Zpracovatele, a není-li stanoveno jinak, podléhají požadavkům na zachování důvěrnosti podle této Zpracovatelské smlouvy. Tyto informace a dokumenty smí být zpřístupněny pouze oprávněnému dozorovému úřadu.

4.4 Omezení přístupu k předávaným osobním údajům

Zpracovatel zajistí, aby byl přístup k předávaným osobním údajům omezen pouze jeho na zaměstnance a osoby, které Zpracovatelem spolupracují (např. externí spolupracovníci na IČO), pokud povaha prováděné práce či spolupráce přístup k předávaným osobním údajům vyžaduje, a to v souladu s pravidly stanovenými v této Zpracovatelské smlouvě. Pokud se na tyto zaměstnance či spolupracující osoby nevztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti, zavazuje se Zpracovatel uzavřít s takovými osobami samostatnou dohodu o mlčenlivosti (NDA).

4.5 Mlčenlivost Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje dodržovat povinnost mlčenlivosti o všech osobních údajích předaných Správcem, zejména tak, že je bude udržovat v tajnosti, nezveřejní je, nepřístupní třetí osobě mimo další zpracovatele uvedené níže, a to ani jako celek, ani jejich části, ledaže má dojít k jejich předání na základě pokynu Správce, nebo pokud tak předpokládá právní předpis.

4.6 Technická a organizační opatření

Zpracovatel přijal a zavazuje se udržovat po celou dobu trvání této Zpracovatelské smlouvy vhodná technická a organizační opatření dle nařízení GDPR, které se na Zpracovatele vztahují. Zpracovatel prohlašuje, že za účelem zajištění ochrany osobních údajů přijal následující technická a organizační opatření:

1. Pravidelné zálohování dat;
2. Integrace a pravidelná aktualizace antivirových systémů a brány firewall;
3. Šifrování dat pomocí SSL/TLS protokolů pro veškeré předávání údajů;
4. Používání zabezpečeného https protokolu;
5. Šifrování veškerých dat na serverech;
6. Využívání individuálních hesel a jejich ochrana na pracovišti;
7. Automatické blokování přístupu po opětovném zadání chybného hesla v rámci systémů a účtů Zpracovatele, ve kterých může být pracováno s předávanými osobními údaji (např. admin přístup do Clerkis);
8. Automatické odhlášení uživatele po delší době neaktivity v rámci systémů a účtů Zpracovatele, ve kterých může být pracováno s předávanými osobními údaji (např. admin přístup do Clerkis);
9. Stanovení pravidel volby a nakládání s hesly: Alespoň 8 znaků, velké a malé písmeno, speciální znak, číslice, a to v rámci systémů a účtů Zpracovatele ve kterých může být pracováno s předávanými osobními údaji (např. admin přístup do Clerkis);
10. Pravidla pro pravidelnou skartaci a výmaz dat;
11. Zajištění mlčenlivosti všech zaměstnanců a spolupracujících osob buď zákonnou mlčenlivostí nebo uzavřením dohody o mlčenlivosti;
12. Pravidelné školení všech zaměstnanců o nakládání s osobními údaji a dalších povinnostech dle GDPR;
13. V případě uchovávání API klíčů odstraňování autorizačních údajů;
14. Uzavírání zpracovatelských smluv se všemi dalšími zpracovateli, kteří jsou využíváni pro plnění Smlouvy;
15. A další technická a organizační opatření, přičemž plný výčet přijatých opatření bude Správci zaslán na vyžádání.

4.7 Zapojení zpracovatelé a zapojení nového zpracovatele

Zpracovatel může zapojit do zpracování předávaných osobních údajů další poskytovatele služeb (další zpracovatelé), přičemž Správce výslovně souhlasí se zapojením následujících dalších zpracovatelů:

V případě, že Zpracovatel bude chtít zapojit nového dalšího zpracovatele, informuje o tom Správce předem, a to buď formou oznámení v Clerkis nebo e-mailem. V případě, že Správce nebude se zapojením nového dalšího zpracovatele souhlasit, může toto Zpracovateli oznámit nejpozději do 10 dní od okamžiku doručení oznámení Zpracovatele. Pokud do této doby Správce neoznámí Zpracovateli, že se zapojením nového dalšího zpracovatele nesouhlasí, má se za to, že s jeho zapojením souhlasí. V případě, že Správce nebude souhlasit se zapojením nového dalšího zpracovatele a toto ve lhůtě oznámí Správci, může mít taková skutečnost za následek znemožnění užívání Služby (např. pokud nebude souhlasit s novým poskytovatelem hostingu).

4.8 Další specialisté Zpracovatele

Správce výslovně souhlasí se zapojením dalších zpracovatelů – např. vývojářů, účetních, advokátů či jiných specialistů Zpracovatele v pozici fyzických osob podnikajících, kteří poskytují Zpracovateli služby na základě smlouvy o spolupráci či obdobné smlouvy.

4.9 Povinnost Zpracovatele v případě ukončení spolupráce

Zpracovatel se zavazuje, že v případě ukončení Zpracovatelské smlouvy vymaže veškeré předané osobní údaje a na žádost Správce je vrátí, včetně veškerých kopií, pokud právo EU nebo České republiky nevyžaduje jejich uložení. V takovém případě budou ve lhůtě třech měsíců od okamžiku doručení výzvy Správce k vrácení předaných osobních údajů tyto údaje vráceny prostřednictvím zabezpečeného úložiště, které Správce specifikuje ve své výzvě a zřídí k němu Zpracovateli přístup. Pokud po uplynutí tří let od ukončení spolupráce Správce nedá pokyn k vrácení předaných osobních údajů, upozorní jej Zpracovatel na možnost vrácení. Pokud Správce nedá do jednoho měsíce od upozornění pokyn k vrácení předaných osobních údajů, budou tyto osobní údaje smazány.

4.10 Plnění povinností Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje plnit veškeré povinnosti týkající se ochrany předávaných osobních údajů po celou dobu účinnosti Smlouvy, pokud z ustanovení Smlouvy, této Zpracovatelské smlouvy nebo příslušných právních předpisů nevyplývá, že mají trvat i po zániku její účinnosti.

5. Závěrečná ustanovení

5.1 Právní řád

Pro záležitosti zvláště neupravené v této Zpracovatelské smlouvě platí obecně závazné právní předpisy. Tato Zpracovatelská smlouva se řídí právním řádem České republiky a platnými právními předpisy EU, zejména GDPR a zákonem o zpracování osobních údajů, s vyloučením zpětného odkazu.

5.2 Smírná cesta řešení sporu, soudní příslušnost

Veškeré spory vzniklé souvislosti s touto Zpracovatelskou smlouvou se Smluvní strany zavazují řešit přednostně vzájemnou dohodou. Nepodaří-li se spor vyřešit smírnou cestou, budou veškeré takové spory řešeny věcně příslušným soudem České republiky. Místní příslušnost bude určena podle sídla Správce.

5.3 Salvátorská klauzule

Pokud je kterékoli ustanovení této Zpracovatelské smlouvy nebo její část neplatné či nevykonatelné nebo se takovým v budoucnu stane, nebude mít tato neplatnost či nevynutitelnost vliv na platnosti či vynutitelnost ostatních ustanovení této Zpracovatelské smlouvy nebo jejich částí, pokud nevyplývá přímo z obsahu této Zpracovatelské smlouvy, že toto ustanovení nebo jeho část nelze oddělit od dalšího obsahu. V případě uvedeném v předchozí větě se Smluvní strany zavazují neúčinné či neplatné ustanovení nahradit novým ustanovením, které je svým účelem a hospodářským významem co nejbližší ustanovení, jež má být nahrazeno.

5.4 Vyšší moc

Zpracovatel nenese odpovědnost za situace, kdy nemohl splnit svou povinnost vyplývající ze Zpracovatelské smlouvy pokud mu ve splnění povinností dočasně nebo trvale zabránila jakákoliv jiná mimořádná, neodvratitelná, nepředvídatelná a nepřekonatelná překážka vzniklá nezávisle na jeho vůli.

5.5 Komunikace Smluvních stran

Smluvní strany se dohodly, že jejich komunikace týkající se Zpracovatelské smlouvy (včetně oznámení bezpečnostního incidentu) bude probíhat prostřednictvím e-mailu Správce, který uvádí ve svém Uživatelském účtu a e-mailu Zpracovatele [email protected].

5.6 Zákaz postoupení

Žádná Smluvní strana nesmí jakkoli postoupit nebo převést práva a povinnosti vyplývající z této Zpracovatelské smlouvy nebo související s touto Zpracovatelskou smlouvou bez předchozího písemného souhlasu druhé Smluvní strany.

5.7 Prohlášení Smluvních stran

Smluvní strany potvrzují, že se s textem této Zpracovatelské smlouvy seznámily a je jim znám její význam. Dále Smluvní strany potvrzují, že veškerým ustanovením Zpracovatelské smlouvy plně a bez jakýchkoli obtíží porozuměly a nepovažují je za nevýhodná.