Úspěšná účetní kancelář dnes nestojí jen na tom, že správně zaúčtuje doklady a včas podá přiznání. To klienti berou jako samozřejmost. O úspěchu rozhoduje, jak kancelář pracuje s lidmi, časem, cenou a vztahy, a jak dobře zná sama sebe i své obchodní partnery. Následujících sedm principů tvoří základ, na kterém lze postavit stabilní a dlouhodobě prosperující firmu.
1. Efektivní využití lidských zdrojů
Lidé jsou nejcennějším kapitálem každé účetní kanceláře. Neznamená to mít co nejvíce zaměstnanců, ale mít správné lidi na správných místech. Zkušená účetní by neměla trávit hodiny přepisováním dokladů a začátečník by neměl sám řešit složitou daňovou problematiku.
Vyplatí se zmapovat, v čem je kdo silný, a podle toho rozdělovat klienty i agendy. Jasně nastavené kompetence, zastupitelnost a pravidelné vzdělávání chrání kancelář před výpadky během dovolených či nemocí.
2. Vyhodnocení vlastních silných a slabých stránek v reálném čase
Nebojte se vyhodnocovat nejen své podřízené, ale hlavně sami sebe. Když budete vědět, které úkoly vám zabírají nejvíce času a v čem jste naopak rychlí a dobří, můžete rozdělit povinnosti co nejefektivněji. Profesně snadné, ale časově náročné úkoly svěřte juniornějším pozicím s nižšími náklady pro firmu. Případně, pokud je to možné, daný proces digitalizujte a automatizujte. Náročné úkony se snažte časově ohraničit a přenechat je skutečně seniorním, dobře ohodnoceným pracovníkům.
Nezapomínejte, že přerozdělování činností a zefektivňování procesů není práce, která bude jednou hotová. Je třeba stále věnovat pozornost aktuálnímu stavu vlastní firmy i trhu. Trh i vaši lidé se neustále vyvíjejí. Chtějí se rozvíjet oni a chcete se rozvíjet i vy. A vy to musíte stíhat.
3. Zjištění potřeb klienta a dodání odpovídajících služeb
Každý klient potřebuje něco jiného. Jedno ale vyžaduje každý klient stejně: šetřit jeho čas i peníze.
Ve 21. století není možné čekat na výsledky několik měsíců, stále dokola vyžadovat stejné doklady a dokumenty nebo včas nereagovat na zprávy. V době, kdy jsme zvyklí, že e-shop doručí zboží během několika hodin, si účetní nemůže dovolit odpovědět na e-mail po týdnu.
Zjistěte, jaké potřeby má váš klient, a uspokojte je.
4. Úspora času, ne však na úkor kvality
V dnešní době šetříme časem všichni. Možná kvůli tlaku společnosti, že musíme stíhat všechno, být vším a ještě nejlepší. Nenechme se přesvědčit, že jen rychle odvedená práce je kvalitní. Pořád platí, že práce kvapná málo platná. Musíme se naučit správně vyhodnocovat odvedenou práci v reálném čase. Nechtějte po sobě ani po kolezích nereálné termíny. Vždy to půjde na úkor kvality: pokud ne kvality práce, tak kvality života daného člověka.
Naučte se rutinní činnosti automatizovat. Ušetříte čas a na činnosti, které potřebují hlubší a delší přemýšlení, vám zbyde dostatečná kapacita.
Nepracujte rychle, pracujte chytře.
5. Kvalitní cenotvorba
Mnoho účetních kanceláří své služby podceňuje. Ceny se často nastavují „jako konkurence“ nebo podle počtu dokladů, aniž by kancelář věděla, kolik ji klient skutečně stojí. Výsledkem jsou klienti, na kterých se nevydělává, a tým, který je přetížený za nedostatečnou odměnu.
Kvalitní cenotvorba vychází ze znalosti vlastních nákladů a skutečně stráveného času. Cena by měla odrážet i hodnotu, kterou klient dostává: poradenství, dostupnost, odpovědnost. Pomáhají srozumitelné balíčky služeb, jasně definované vícepráce a pravidelná revize ceníku. A nebojte se říct si o férovou cenu. Klient, který odchází jen kvůli několika stovkám, často nebyl ten správný.
6. Erudovanost v oboru
Daňové zákony, účetní předpisy i pravidla sociálního a zdravotního pojištění se mění prakticky každý rok. Klient očekává, že jeho účetní bude o změnách vědět dřív než on a že ho na ně upozorní.
Odbornost proto není jednorázová investice, ale soustavný proces: školení, odborné časopisy, webináře, certifikace i sdílení znalostí uvnitř týmu. Kancelář, která dokáže srozumitelně vysvětlit, co pro klienta znamená nová legislativa, si buduje pověst odborníka. A ta je nejlepší reklamou, protože se šíří doporučením.
7. Budování kvalitních vztahů
Účetnictví je služba založená na důvěře. Klient své účetní svěřuje citlivé informace o firmě i o svých financích. Vztah, ve kterém se nebojí zeptat a ví, že dostane srozumitelnou odpověď, je pro něj často cennější než nižší cena jinde.
Kvalitní vztahy se však netýkají jen klientů. Patří sem i tým, u kterého rozhoduje férový přístup a otevřená komunikace, a také obchodní partneři: daňoví poradci, právníci či auditoři. Silná síť kontaktů umožňuje nabídnout klientovi komplexní řešení a přináší nové zakázky. Spolehlivost, dodržování termínů a lidský přístup jsou základem, na kterém všechny tyto vztahy stojí.
Závěr
Všech sedm principů spolu úzce souvisí. Správně využitý tým ušetří čas, ušetřený čas lze investovat do vzdělávání a do klientů a spokojení klienti ocení odbornost férovou cenou a dlouhodobým vztahem. Úspěšná účetní kancelář tak není výsledkem jednoho velkého rozhodnutí, ale mnoha malých kroků, které se dělají každý den. S rozmyslem, důsledně a s respektem k lidem na obou stranách stolu.
